Personal Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt in allen administrativen, organisatorischen und strategischen Bereichen
• Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Geschäftspartner
• Du übernimmst die vollständige Planung und Koordination von Meetings, Events und Terminen
• Du hältst proaktiv Projekte und Deadlines nach und behältst den Überblick
• Du pflegst und verwaltest vertrauliche Informationen und Dokumente
• Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Berichte und Geschäftsunterlagen
• Du stellst einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicher
• Als Ansprechpartner für alle Unternehmensbereiche baust du dir schnell ein Netzwerk über alle wichtigen Abteilungen auf

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium
• Du hast bereits 2-4 Jahre als Executive Assistant auf Geschäftsführungsebene im Mittelstand gearbeitet
• Du bist eine kommunikative, absolut vertrauenswürdige, serviceorientierte und diskrete Persönlichkeit mit überdurchschnittlich proaktiver Hands-on-Mentalität
• Du arbeitest serviceorientiert mit überdurchschnittlich proaktiver Hands-on-Mentalität
• Du bist ein Teamplayer und Organisationstalent mit vorausschauender, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsweise
• Du bist flexibel und bereit, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten
• Du zeichnest dich durch Souveränität und Gelassenheit auch in hektischen Situationen aus
• Du besitzt eine schnelle Auffassungsgabe, Zahlenaffinität und Durchsetzungsvermögen sowie ausgezeichnete Kenntnisse in Office-Anwendungen wie Excel, PowerPoint, Word oder den äquivalenten Google-Produkten
• Du nutzt KI-Tools wie ChatGPT oder Claude aktiv im Arbeitsalltag, um Aufgaben effizient zu lösen und Prozesse zu optimieren
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das ist uns sehr wichtig

Als Assistenz der Geschäftsführung nutzt du deine kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten, um die Geschäftsführung optimal zu entlasten und das Unternehmen kompetent zu vertreten. Du ermöglichst es der Geschäftsführung, den Fokus auf strategische Themen zu legen, während du im Hintergrund alles im Griff behältst. Du arbeitest eigenverantwortlich, denkst mit und bringst Ideen ein, um Prozesse zu verbessern.

Wir bieten dir

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Wie du uns erreichst

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Arbeitsort

• Heidelberg

Art der Stelle

• Vollzeit in Festanstellung

Gehalt

• Attraktiv und leistungsbasiert